Inventario
Cómo controlar tu inventario con Kardex y costo promedio
Publicado el · actualizado el · 4 min de lectura · Por Equipo INFINITY X
Saber cuánto stock tienes y cuánto vale es la base para comprar bien, fijar precios y conocer tu margen real. Dos herramientas lo resuelven: el Kardex y el costo promedio ponderado.
Qué es el Kardex
El Kardex es el registro de cada movimiento de un producto: entradas por compra, salidas por venta, ajustes, traslados entre bodegas y devoluciones. Cada movimiento guarda la fecha, la cantidad, el documento que lo originó y el saldo resultante. Un buen Kardex no se edita ni se borra: los errores se corrigen con un movimiento nuevo, y así siempre puedes explicar por qué el stock es el que es.
Cómo se calcula el costo promedio ponderado
El costo promedio ponderado recalcula el costo unitario de un producto cada vez que entra mercadería a un precio distinto. Un ejemplo:
- Tienes 10 unidades con un costo de $1.000 cada una: tu inventario vale $10.000.
- Compras 30 unidades más a $1.200: suman $36.000.
- Ahora tienes 40 unidades que valen $46.000, así que el nuevo costo promedio es $1.150 por unidad.
Las ventas descuentan unidades al costo promedio vigente, de modo que el margen de cada venta refleja lo que realmente te costó el producto. Siguiendo el ejemplo, si vendes una unidad en $2.000 netos, tu margen es de $850: el precio menos los $1.150 del costo promedio.
Qué movimientos registra un Kardex
- Compras: entra mercadería con su costo, y ese costo actualiza el promedio.
- Ventas: sale mercadería al costo promedio vigente.
- Devoluciones de clientes: la mercadería vuelve a entrar.
- Traslados entre bodegas: sale de una y entra a otra, sin cambiar el total de la empresa.
- Ajustes: corrigen diferencias detectadas en un conteo, con su motivo.
- Mermas: productos vencidos, dañados o perdidos, que salen del stock sin una venta.
Stock mínimo y punto de pedido
El stock mínimo es la cantidad bajo la cual un producto necesita reposición. Para fijarlo, piensa en dos datos: cuánto vendes por día y cuántos días demora tu proveedor. Si vendes 5 unidades diarias de un producto y el proveedor tarda 4 días en entregar, necesitas al menos 20 unidades al momento de pedir, más un margen por si la entrega se atrasa o la venta sube.
No todos los productos merecen el mismo cuidado. Los que más venden o los que más margen dejan justifican un control semanal; los de baja rotación pueden revisarse una vez al mes.
Cómo hacer un conteo físico sin cerrar el local
- Divide el inventario por bodega, pasillo o categoría y cuenta una parte cada vez.
- Cuenta en un horario de poco movimiento, antes de abrir o después de cerrar.
- Anota lo contado sin mirar el stock del sistema, para no copiar el número.
- Compara el conteo con el sistema y revisa primero las diferencias más grandes.
- Busca la causa antes de ajustar: una compra sin recibir, una venta sin registrar o una merma no anotada.
- Registra el ajuste con su motivo, para que la diferencia quede explicada.
Errores frecuentes
- Vender productos que todavía no se ingresan como compra: el stock queda negativo y el costo, distorsionado.
- Corregir todo con ajustes manuales, sin buscar la causa.
- No registrar las mermas: el sistema muestra un stock que no existe.
- Crear el mismo producto dos veces con nombres distintos.
- Hacer un solo conteo al año: las diferencias se acumulan y ya no se pueden explicar.
Buenas prácticas para un inventario cuadrado
- Registra la recepción de cada compra el mismo día que llega la mercadería.
- Haz conteos periódicos por bodega o por categoría, no solo a fin de año.
- Usa traslados entre bodegas en vez de ajustes manuales.
- Revisa las alertas de stock crítico antes de hacer tu pedido al proveedor.
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