Tributario
Cómo trabajar con tu contador si usas un ERP
Publicado el · 4 min de lectura · Por Equipo INFINITY X
Muchas pymes usan un sistema para vender y facturar, y un contador externo que lleva la contabilidad y prepara las declaraciones de impuestos. La combinación funciona bien cuando la información llega al contador completa y a tiempo, sin planillas rehechas a mano. Esta guía explica qué le corresponde a cada uno, qué necesita tu contador cada mes y cómo entregárselo.
Qué hace el ERP y qué hace el contador
- El ERP registra la operación del día a día: emite boletas, facturas, notas de crédito y guías de despacho, recibe las facturas de tus proveedores y lleva las compras, la caja y el inventario.
- El contador lleva la contabilidad, prepara la declaración mensual del IVA (formulario 29) y la declaración de renta, calcula las remuneraciones si tienes trabajadores y te asesora en lo tributario.
INFINITY X ERP no lleva contabilidad ni remuneraciones. Lo que hace es dejar la información de ventas, compras e IVA ordenada y lista para que tu contador la use.
Lo que tu contador necesita cada mes
- El libro de ventas y el libro de compras del mes.
- El resumen de IVA: el débito de tus ventas, el crédito de tus compras y el efecto de las notas de crédito.
- El detalle de los documentos emitidos y recibidos, incluidos los anulados o rechazados.
- El libro de caja y los gastos del período.
- Al cierre del año, el inventario valorizado para el balance.
Todo esto debe cuadrar con el Registro de Compras y Ventas (RCV) del SII, que es la base de la declaración del IVA. Si no lo conoces, revisa qué es el RCV y cómo se usa.
Cómo sacar esa información de INFINITY X ERP
- En Reportes eliges el período y el informe: libro de ventas, libro de compras, IVA (débito y crédito), documentos tributarios, libro de caja, gastos, stock valorizado o Kardex. Cada uno se descarga en Excel (XLSX), CSV o PDF.
- Puedes programar un reporte diario, semanal o mensual. Llega al correo del usuario que lo programó con el archivo adjunto; por ejemplo, el libro de ventas del mes anterior, listo para reenviarlo.
- El RCV se sincroniza desde el SII cada hora, de modo que lo que ves en el sistema coincide con lo que tu contador ve en el SII.
- Las facturas de tus proveedores llegan al módulo de documentos recibidos, donde puedes aceptarlas o reclamarlas a tiempo.
Dale a tu contador su propio usuario
No compartas tu clave. Crea un usuario para tu contador y asígnale un rol con solo los permisos que necesita, por ejemplo ver reportes, libros y documentos tributarios, sin poder vender ni anular. Así cada acción queda registrada a su nombre, y si tu contador programa sus propios reportes, le llegan directo a su correo.
Los planes de INFINITY X ERP limitan los usuarios conectados a la vez, no los usuarios creados: el contador ocupa uno de esos cupos solo mientras está conectado.
Un calendario simple para cada mes
- Durante el mes, emite todas tus ventas desde el sistema y registra las compras y los gastos a medida que llegan.
- Los primeros días del mes siguiente, revisa que todas tus compras estén en el RCV y acepta o reclama las facturas que queden pendientes.
- Envía a tu contador el libro de ventas, el libro de compras, el resumen de IVA y la caja, o deja programado el envío.
- Tu contador prepara la declaración del IVA. El plazo depende de tu caso, así que confírmalo con él.
Errores que complican el cierre del mes
- Emitir algunas ventas fuera del sistema, por ejemplo en el sitio del SII, y no registrarlas.
- Dejar compras o gastos sin registrar hasta fin de mes.
- Emitir notas de crédito sin referencia al documento que corrigen. Lo explicamos en cómo emitir una nota de crédito electrónica.
- No hacer el arqueo de caja al cerrar cada turno.
- Corregir el stock a mano sin dejar un ajuste de inventario.
Preguntas frecuentes
¿INFINITY X ERP reemplaza a mi contador?
No. El sistema ordena la información de ventas, compras, caja e inventario; la contabilidad, las declaraciones y la asesoría tributaria siguen siendo trabajo de tu contador.
¿En qué formato le entrego los libros?
En Excel (XLSX) o CSV si los va a procesar, y en PDF si solo los necesita para revisar o archivar.
¿Mi contador puede ver la información sin que yo le mande archivos?
Sí, si le creas un usuario con un rol de consulta. Entra con su propia clave y descarga los reportes cuando los necesite.
Si quieres ver cómo se ven estos reportes, explora la demo sin registrarte o revisa todas las funciones del sistema.